Как перенести складской учет из Excel

Шаг 1. Подготовьте файл каталога

skladly считывает каталог из файла CSV или XLSX. Достаточно тех столбцов, которые описывают товар: артикул, название, единица измерения, ставка НДС и, если есть, код УКТ ВЭД. Подходит как кодировка UTF-8, так и CP1251 — тот самый Excel на украинском языке.

Количество и цены в этот файл готовить не нужно: на данном этапе мы переносим именно справочник товаров, а не остатки.

Шаг 2. Импорт с проверкой

Загруженный файл сначала лишь анализируется — ничего не записывается. skladly показывает, какие товары будут добавлены и какие строки отклонены, с указанием номера строки и причины: занятый артикул, неизвестная единица измерения, ставка НДС вне действующих, пустой артикул или дубликат в самом файле.

Вы видите этот список до того, как данные поступят в базу, и подтверждаете импорт только в том случае, если он вас устраивает. Ошибочная строка не «проскользнёт» незамеченной.

Шаг 3. Начальные остатки — по приходной накладной

Импорт намеренно не переносит количества. Начальные остатки вносятся посредством приходной накладной — таким образом, уже первое движение каждого товара в журнале является подлинным документом, а не цифрой, которую кто-то вписал.

Это требует немного больше работы на начальном этапе, но именно в этом заключается главное отличие от таблицы: любой остаток с первого дня можно проследить и объяснить.

Далее: каждое изменение — документ

После переноса количество изменяется только в документах: приходных и расходных накладных, а также в инвентаризационном отчёте. Каждый из них добавляет строки в журнал движений, а на экране «Остатки» отображается результат. При нажатии кнопки «Движения по этой позиции» можно увидеть, из каких документов сформировалось данное количество.

Часто задаваемые вопросы

Читать далее

• Складской учет вместо ExcelПочему остаток в журнале движений всегда можно объяснить, а в таблице — нет.
• Складские документыПриходная накладная, с помощью которой вводятся начальные остатки, и остальные документы.