Як перенести складський облік з Excel

Крок 1. Підготуйте файл каталогу

skladly читає каталог із файлу CSV або XLSX. Достатньо тих колонок, що описують товар: артикул, назва, одиниця виміру, ставка ПДВ і, якщо є, код УКТ ЗЕД. Кодування підходить і UTF-8, і CP1251 — той самий Excel українською.

Кількість і ціни в цей файл можна не готувати: на цьому кроці ми переносимо саме довідник товарів, а не залишки.

Крок 2. Імпорт з перевіркою

Завантажений файл спершу лише аналізується — не записується нічого. skladly показує, які товари буде створено і які рядки відхилено, з номером рядка й причиною: зайнятий артикул, невідома одиниця виміру, ставка ПДВ поза чинними, порожній артикул або дубль у самому файлі.

Ви бачите цей перелік до того, як щось потрапить у базу, і підтверджуєте імпорт тільки тоді, коли він вас влаштовує. Помилковий рядок не «проскочить» непоміченим.

Крок 3. Початкові залишки — прибутковою накладною

Імпорт навмисно не переносить кількості. Початкові залишки вносяться прибутковою накладною — так уже перший рух кожного товару в журналі є справжнім документом, а не числом, яке хтось вписав.

Це трохи більше роботи на старті, але саме звідси береться головна різниця з таблицею: будь-який залишок від першого дня можна відкрити й пояснити.

Далі: кожна зміна — документ

Після переносу кількість змінюють лише документи: прибуткова й видаткова накладні та інвентаризація. Кожен додає рядки до журналу рухів, а екран «Залишки» показує результат. Натиснувши «Рухи цієї позиції», видно, з яких документів склалася кількість.

Часті питання

Читати далі

• Складський облік замість ExcelЧому залишок у журналі рухів завжди можна пояснити, а в таблиці — ні.
• Складські документиПрибуткова накладна, якою вносять початкові залишки, і решта документів.